Les pénalités de retard : Quel taux appliquer et quelle procédure ?

28 novembre 2025

Dans la vie d’une entreprise, la gestion des impayés est l’une des sources de stress et de complexité les plus courantes. Chaque retard de paiement peut avoir un impact direct et significatif sur votre trésorerie et, par conséquent, sur votre capacité à investir ou à faire face à vos propres échéances. En tant que dirigeant, vous disposez d’un levier légal puissant pour vous protéger et inciter au règlement rapide : les pénalités de retard.

Mais quelle est la réglementation à respecter ? Quel taux de pénalités appliquer ? Et surtout, comment facturer ces sommes correctement pour qu’elles aient une valeur légale et comptable ?

Factures impayées : Comprendre le cadre légal des pénalités de retard

En France, la loi vous donne le droit de réclamer des pénalités dès le jour suivant la date d’échéance de la facture. C’est un droit fondamental pour toute transaction commerciale B2B (entre professionnels). Ce mécanisme est régi par des règles claires qu’il est indispensable de maîtriser.

Le taux des pénalités de retard : Que dit la loi ?

Le taux applicable aux pénalités de retard est défini contractuellement. Cependant, en l’absence de clause spécifique dans vos conditions générales de vente (CGV), la loi prévoit un taux minimum et un taux de référence :

• Taux minimum : Le taux d’intérêt légal minimal est de trois fois le taux d’intérêt légal.
• Taux de référence : Le taux appliqué est généralement le taux directeur semestriel de la Banque Centrale Européenne (BCE) majoré de 10 points de pourcentage.

Il est donc crucial de choisir un taux suffisamment dissuasif pour vos clients. La loi vous permet de fixer un taux précis dans vos CGV, tant qu’il ne descend pas sous le minimum légal. Si vous ne le faites pas, le taux de référence s’appliquera par défaut. L’objectif est de toujours privilégier un taux clair, connu de votre client et inscrit sur le document commercial.

L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement : Un droit additionnel

En plus des pénalités de retard, vous avez droit à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce montant, fixé par décret, est de 40 euros (pour les professionnels) et est dû de plein droit, sans avoir besoin de justification ou de mise en demeure, dès le premier jour de retard de paiement.

Cette indemnité s’ajoute aux pénalités et renforce l’incitation à payer dans les délais. La mention de cette indemnité est, elle aussi, une obligation légale sur vos documents.

Comment garantir la validité de vos factures et pénalités ?

Le droit d’appliquer ces pénalités est conditionné par la clarté et la conformité de vos factures. Assurer la validité de vos documents est la première étape pour une trésorerie saine et une sérénité totale face aux contrôles.

Les mentions obligatoires à insérer sur vos documents

Pour que vos pénalités de retard soient applicables, vos documents (devis et factures) doivent impérativement comporter les mentions suivantes :

• La date à laquelle le règlement est dû (date d’échéance).
• Le taux des pénalités de retard applicable (le taux que vous avez choisi).
• La mention relative à l’indemnité forfaitaire de 40 € : « Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement : 40 € ».

Automatiser le suivi des paiements pour plus de réactivité

Le principal bénéfice d’un logiciel comme Henrri est de vous offrir une visibilité parfaite sur le suivi de vos paiements. Vous recevez une alerte d’échéance dès qu’un paiement arrive à sa date limite. Cette alerte vous permet d’être proactif et de réagir immédiatement en contactant votre client avant même de devoir émettre une facture de pénalité.

Facturer les pénalités avec son logiciel de facturation

Sur un plan comptable et légal, une facture finalisée ne peut être modifiée. Il est donc formellement interdit d’ajouter des pénalités de retard directement sur la facture impayée. La loi impose l’inaltérabilité de ces documents. La solution ? Créer une nouvelle facture uniquement pour les pénalités.

Emettre votre facture de pénalités

Il sera nécessaire de créer une nouvelle facture pour votre client concerné et de la nommer par exemple « Pénalité de retard sur la facture XX ».

Cette nouvelle facture de pénalités est un document légal à part entière. Elle augmente votre créance envers votre client, vous permettant de sécuriser cette somme sur le plan légal et de ne pas laisser votre trésorerie supporter le coût des retards de paiement.