Factures : combien de temps devez-vous conserver vos documents pour rester en règle ?

11 décembre 2025

Dirigeants, artisans et TPE, la gestion de la paperasse est souvent perçue comme une contrainte. Pourtant, l’archivage de vos documents comptables et commerciaux n’est pas un simple détail : c’est une obligation légale et surtout une assurance contre les mauvaises surprises. En cas de contrôle fiscal ou social, l’absence d’un document ou le non-respect des délais de conservation peut entraîner des sanctions lourdes.

Chez Henrri, nous mettons tout en œuvre pour simplifier votre facturation afin que vous gagniez en productivité. Mais quel que soit votre outil, la question reste la même : combien de temps devez-vous réellement conserver vos documents ? Nous vous apportons les réponses claires pour sécuriser votre activité et vous garantir une tranquillité d’esprit totale.

Les obligations légales de conservation des documents : le cadre réglementaire

Le délai de conservation de vos documents ne dépend pas de vous, mais du Code de commerce et du Code général des impôts (CGI). Il existe trois grandes catégories de documents, chacune soumise à ses propres règles.

Conservation des documents comptables et fiscaux

C’est la catégorie la plus stricte, car elle concerne les pièces qui prouvent la réalité de vos flux financiers et les bases de vos déclarations. Ce délai, appelé délai de prescription, vous protège en cas de vérification de l’Administration.

• Factures clients et fournisseurs : La règle générale impose une conservation de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable. Cela inclut les factures, les avoirs, les bons de livraison et les bons de commande.
• Livre-journal, Grand-livre, Livre d’inventaire : Ces documents comptables obligatoires doivent également être conservés pendant 10 ans.
• Déclarations fiscales et pièces justificatives (TVA, Impôt sur les sociétés, etc.) : Vous devez les garder pendant 6 ans après l’année de dépôt.

C’est une protection : Conserver vos factures pendant 10 ans, c’est vous assurer de pouvoir répondre à toutes les demandes de l’administration fiscale ou d’éventuels litiges commerciaux, même plusieurs années après la fin d’un chantier.

Documents commerciaux et sociaux : un délai variable

Ces documents soutiennent votre activité quotidienne et doivent être conservés pour garantir la traçabilité de vos relations commerciales et de votre organisation interne.

• Devis acceptés et contrats : Le délai de conservation est généralement de 5 ans après la fin de la relation ou l’exécution du contrat (délai de prescription civile).
• Documents bancaires : Relevés de compte, talons de chèque, documents de rapprochement bancaire : 5 ans.
• Documents relatifs au personnel et aux salaires : Contrats de travail, bulletins de paie, déclarations sociales : 5 ans après la fin du contrat.

Avez-vous pensé à vos devis ? Un devis transformé en facture et accepté par votre client doit être conservé au même titre que la facture elle-même.

Format papier ou électronique : quelle forme est légale ?

La question du format est cruciale à l’ère du numérique. Faut-il continuer à imprimer ou le dématérialisé suffit-il ?

La loi française reconnaît la même valeur juridique aux documents papiers qu’aux documents électroniques, à condition que le format électronique respecte des critères stricts garantissant son authenticité, son intégrité et sa lisibilité (valeur probante).

• Factures électroniques (E-invoicing) : Avec l’arrivée de la facturation électronique obligatoire (e-facture), la conservation électronique deviendra la norme. Ces documents structurés garantissent l’inaltérabilité des données. En tant que Solution Compatible (SC), Henrri gère cette complexité pour vous, assurant une conformité maximale.
• Conservation : La conservation des documents électroniques doit être effectuée sur un support fiable, sécurisé et garantissant une lecture dans le temps. C’est l’un des avantages majeurs des logiciels en ligne (SaaS) comme Henrri, où la sauvegarde est assurée sur des serveurs sécurisés, vous libérant de la charge d’archivage physique.

Pourquoi la conformité de votre logiciel de facturation est primordiale

Choisir un outil de facturation, c’est choisir un partenaire de conformité. La législation (Art. 286 du CGI) impose aux logiciels de garantir la sécurité, l’inaltérabilité et l’archivage de vos données de facturation. Cette exigence est le pilier de votre protection.

Avec Henrri :

• Inaltérabilité : Vos factures finalisées ne peuvent être ni supprimées, ni modifiées. Si une erreur survient, la seule solution est l’émission d’un avoir, la seule méthode comptable légale acceptée. Cette rigueur vous protège d’un redressement fiscal.
• Traçabilité : La numérotation continue est garantie. Vous ne pouvez pas antidater une facture si cela crée un trou ou une incohérence dans la chronologie.
• Sécurité : Vos documents sont stockés et accessibles à tout moment sur la plateforme sécurisée.

Sécuriser la transmission : Saviez-vous que vous pouvez joindre vos propres Conditions Générales de Vente (CGV) à vos envois de documents ? C’est une protection supplémentaire que Henrri vous offre pour encadrer toutes vos transactions commerciales.

Conclusion : Gagnez en sérénité grâce à l’archivage électronique

La durée légale de conservation des documents est une contrainte administrative, certes, mais surtout une opportunité de professionnaliser votre gestion. En utilisant une solution fiable comme Henrri, vous cochez automatiquement la majorité des cases de conformité (inaltérabilité, sauvegarde sécurisée) et transformez cette obligation en une source de sérénité.

Ne laissez plus la question de l’archivage peser sur vos épaules. Concentrez-vous sur ce qui fait le succès de votre entreprise : vos clients et vos projets !