Modèle d’e-mail : comment relancer une facture impayée sans vexer votre client ?

12 novembre 2025

La facture impayée, un désagrément évitable

Le retard de paiement est une réalité souvent déstabilisante pour la trésorerie des entreprises. En tant que dirigeant, vous devez récupérer les montants dus tout en maintenant une relation de confiance avec votre client. L’enjeu n’est pas seulement financier, il est aussi relationnel.

La bonne nouvelle, c’est que la majorité des retards de paiement ne sont pas dus à une mauvaise volonté, mais à un simple oubli, à un retard administratif ou à un changement d’interlocuteur chez votre client. Adopter une stratégie de relance progressive, mesurée et professionnelle est la clé pour obtenir le règlement rapidement et sans que cela ne dégénère en conflit.

Nous vous proposons un plan d’action concret et des modèles d’emails à adapter, fondés sur le principe de la courtoisie progressive, qui vous permettront de sécuriser vos recettes.

Les fondamentaux : prévenir plutôt que guérir

La première étape d’une bonne relance se passe avant même l’échéance de la facture. Une communication claire et un suivi rigoureux permettent d’éviter les surprises.

Le rappel courtois : le contact préventif

Dans l’idéal, une brève notification envoyée quelques jours avant la date d’échéance prévue (J-7 ou J-5) est une excellente pratique. Ce rappel subtil est perçu comme un service et non comme une réclamation, évitant ainsi l’oubli pur et simple. Pour vous aider à ne manquer aucune date, Henrri dispose d’une fonctionnalité d’alerte d’échéance.

Règles de base de la prévention :

• Clarté du document : assurez-vous que vos factures sont parfaitement lisibles et qu’elles mentionnent clairement les conditions et la date limite de paiement.
• Choix du format : utilisez un format numérique sécurisé et tracé, pour ne pas que le client puisse prétendre ne pas l’avoir reçu.
• Suivi régulier : sachez en temps réel quel document approche de sa date limite.

La stratégie de relance progressive

Une fois l’échéance dépassée, il est temps de mettre en œuvre un processus structuré en plusieurs phases. Chaque contact doit être plus ferme que le précédent, tout en restant toujours professionnel et courtois.

1. La relance de « simple oubli » (J+1 à J+7 après l’échéance)

Cette première relance doit être la plus bienveillante. Vous partez du principe que le règlement est en cours ou que le client a oublié. Vous reformulez votre message comme une simple vérification administrative.

Modèle d’e-mail à utiliser :

Objet : Suivi de la Facture n°[Numéro de Facture] – [Nom du Client]

Cher [Nom du Client],

J’espère que vous allez bien. Je me permets de vous contacter rapidement concernant la facture n°[Numéro de Facture], d’un montant de [Montant TTC], dont la date d’échéance était fixée au [Date d’Échéance].

Il est possible que ce document soit passé inaperçu, c’est pourquoi je me permets de vous le renvoyer en pièce jointe.

Merci de me confirmer que le règlement est bien en cours de traitement de votre côté. Nous sommes à votre entière disposition si vous avez besoin d’informations complémentaires.
Cordialement,

[Votre Nom / Service Comptabilité]

2. La relance « Administrative urgente » (J+7 à J+15 après l’échéance)

À ce stade, votre ton doit souligner l’impact du retard sur votre propre activité. Le message se veut moins une question qu’une demande claire d’action, assortie d’une exigence de date de paiement précise.

Modèle d’e-mail à utiliser :

Objet : RAPPEL IMPORTANT – Facture en attente n°[Numéro de Facture]

Cher [Nom du Client],

Nous faisons suite à notre message envoyé le [Date du premier email] concernant la facture n°[Numéro de Facture] d’un montant de [Montant TTC], à régler avant le [Date d’Échéance].

Le règlement n’ayant toujours pas été enregistré à ce jour, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir régulariser votre situation dans les plus brefs délais, idéalement sous [Nombre de jours, ex : 48 ou 72] heures.

Nous vous rappelons que tout retard de paiement peut engendrer l’application de pénalités de retard, conformément à nos Conditions Générales de Vente et à la législation en vigueur.

Merci de nous indiquer la date exacte à laquelle vous prévoyez d’effectuer ce règlement.
Dans l’attente de votre retour, nous restons à votre disposition.

Sincèrement,
[Votre Nom]

Pour un suivi rigoureux de toutes les échéances, la version gratuite de Henrri vous permet de cibler et de relancer manuellement les factures dont la date d’échéance est dépassée, vous garantissant de ne laisser aucun impayé dans la nature. Pour les entreprises gérant un volume important, il existe même, dans la formule VIP, la relance automatique qui prend le relais selon une séquence prédéfinie.

Les règles d’or pour une relance efficace

Au-delà des modèles d’e-mails, le succès de votre démarche dépend de la rigueur de votre processus interne.

• Documentez tout : conservez une trace de chaque relance (date, heure, contenu de l’e-mail). Ces preuves seront indispensables si vous deviez engager une procédure de recouvrement plus formelle
• Soyez cohérent : respectez toujours la même séquence de relance et les délais que vous vous fixez. La cohérence renforce votre crédibilité et votre professionnalisme.
• Utilisez l’avoir si nécessaire : si, malgré tous vos efforts, la créance est irrécouvrable, vous devez procéder à son annulation comptable. La seule méthode légale est l’émission d’un avoir pour impayé, qui annule la dette sans supprimer la facture.

En conclusion : un processus qui sécurise votre entreprise

Mettre en place un processus de relance professionnel et mesuré n’est pas un luxe, c’est une nécessité qui participe à la santé financière de votre entreprise. En distinguant le simple oubli de la difficulté avérée, vous augmentez vos chances d’être payé tout en préservant ce capital précieux qu’est votre relation client.

La digitalisation de votre facturation et l’utilisation d’outils performants sont les meilleurs alliés de votre sérénité. Adoptez des outils qui vous informent et agissent pour vous.